Sie sollten monatliche Ausgabenlimits, kostenspezifische Grenzwerte sowie ggf. Häufigkeitslimits umreißen. Darüber hinaus können Sie unterschiedliche Limits für verschiedene Karteninhaber verlangen, und wenn ja, sollten Sie sie in Ihre Richtlinie aufnehmen. Führungskräfte haben beispielsweise höhere monatliche Limits als die Vertriebsmitarbeiter eines Unternehmens. Wenn dies der Fall ist, können Sie eine Richtlinie für die Genehmigung von Ausnahmen von den genehmigten Ausgabenlimits zusammenstellen. Wenn Sie für die Autorisierung und Genehmigung von Kreditkartenrechnungen verantwortlich sind, tun Sie dies bitte innerhalb der Fristen, um verspätete Gebühren zu vermeiden. Wenn Sie konsequent für verspätete Gebühren verantwortlich sind, müssen wir diese möglicherweise von Ihrem Gehalt abziehen. Nachdem Sie die Checkliste überprüft, eine Entscheidung über alle diese Elemente getroffen und festgestellt haben, ob Sie eine Vorlage verwenden möchten, stellen Sie im nächsten Schritt sicher, dass alle wichtigen Elemente in Ihre Unternehmenskreditkartenrichtlinie integriert sind. “Die Datenintegration spart Zeit, verbessert die Genauigkeit, hilft bei der Identifizierung von Leckagen und unterstützt die Programmerweiterung. Die Ausgabendaten können genutzt werden, um die Beziehungen zu einem bestimmten Lieferanten zu vertiefen und potenzielle Einsparungen zu erzielen. Aus Sicht des Mitarbeiters ermöglicht eine Unternehmenskartenrichtlinie, dass Geschäftsausgaben auf dem dafür vorgesehenen Zahlungsvehikel des Unternehmens erfasst werden können, anstatt auf persönliche Karten zu fließen.” Zahlungsbedingungen sind ein wichtiger Bestandteil einer Unternehmenskreditkartenrichtlinie.
Die vom Kartenaussteller beschriebenen spezifischen Bedingungen bestimmen die Richtlinien, die Sie für die Kartenrückzahlung erstellen. Beispielsweise können Sie mit vielen Firmenkreditkarten ein Guthaben tragen, während einige Firmenkreditkarten kein Spingegut zulassen. Möchten Sie eine Firmenkreditkartenrichtlinie für Ihr Unternehmen schreiben? Hier sind einige Tipps, um es richtig zu bekommen, sowie eine vollständig anpassbare Unternehmens-Kreditkartenrichtlinienvorlage und -beispiel. Insgesamt trägt eine Unternehmenskreditkartenrichtlinie dazu bei, die Sicherheit zu erhöhen und Betrug oder Missbrauch im Zusammenhang mit einer Unternehmenskreditkarte zu reduzieren. Wir haben Molly Walsh, Managing Director – Commercial Card bei Chase, interviewt, die hinzufügte: Eine Kreditkartenrichtlinie ist Teil der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden eines Unternehmens. Darin werden die Nutzungsbedingungen einer Imobasierkarte im Namen der Mitarbeiter präzisiert. Diese Maßnahmen zielen auch darauf ab, das Unternehmen vor unangemessener Nutzung zu schützen und sicherzustellen, dass die Auswirkungen klar sind. Alle Kreditkartenrichtlinien für Unternehmen sollten ein Startdatum haben. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder weiß, wann neue Richtlinien wirksam werden, und es wird Verwirrung gemildert.
Ein effektives Startdatum räumt den Mitarbeitern auch Spielraum für die Kreditkartennutzung vor dem Datum ein. Wenn Ihr Mitarbeiter gegen eine Bestimmung Ihrer Unternehmenskreditkartenrichtlinie verstößt, ist es wichtig, bereits klare Konsequenzen zu ziehen. Kleinere Verstöße, z. B. eine Zuschmacht eines Kunden, können zur vorübergehenden Aussetzung seiner Unternehmenskreditkarte führen. Größere Probleme, wie Betrug, können jedoch zur Kündigung eines Mitarbeiters führen. Firmenkreditkarten können Ihrem Unternehmen helfen, zu wachsen, aber sie sollten immer mit den potenziellen Haftungsrisiken zuerst geschützt werden.