Die personenbezogenen Daten dürfen also zu diesem Zweck verarbeitet werden. Gleichsam definiert der Zweck grundsätzlich auch den Aufbewahrungszeitraum dieser Daten. Sobald der Auswahlprozess abgeschlossen ist und Sie sich gegen einen Bewerber entschieden haben, besteht auch kein Zweck mehr für die weitere Datenverarbeitung, weswegen die Daten grundsätzlich auch zu vernichten wären. Da sich aber möglicherweise aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Ansprüche gegen Sie ergeben können, haben Sie ein berechtigtes Interesse daran, die Bewerberunterlagen über die Absage hinaus aufzubewahren, da die Bewerberunterlagen wichtig sein können, um sich gegen etwaige Klagen zur Wehr setzen zu können. Deswegen ist es datenschutzrechtlich regelmäßig zulässig, die Bewerberunterlagen über den Auswahlprozess hinaus noch für sechs Monate aufzubewahren. Über diesen Zeitpunkt hinaus besteht regelmäßig kein Zweck für die weitere Datenspeicherung, weswegen die Daten zu löschen sind. Die entsprechende Dauer der Aufbewahrung ist in der Betroffeneninformation – wie Sie auch unserem Muster entnehmen können – aufzunehmen. Frau Mustera muss ein Löschkonzept vorsehen (geregelt für: 6 Jahre Geschäftsbriefe, 10 Jahre steuerrelevante Unterlagen, 6 Monate Bewerbungsunterlagen). Alle anderen Daten bzw. Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen gelöscht bzw.
vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Daran schließt sich die Frage an, wie datenschutzkon-form Unterlagen vernichtet werden können und müssen (Datenträger zerstören, Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten schreddern). Für Fragen zu datenschutzrechtlichen Angelegenheiten steht Ihnen das BayLDA auch als Ansprechpartner zur Verfügung. Bei der Einholung einer Einwilligung zur Werbung muss sie neben den datenschutzrechtlichen auch die wettbewerbsrechtlichen Anforderungen an eine Einwilligung nach dem Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) beachten. Beispiele für Datenschutz-Maßnahmen: Datenschutzinformationen zur Sicherstellung der Transparenz sind noch zu entwerfen und zu veröffentlichen, eine Datenschutzfolgenabschätzung ist durchzuführen. Die obenstehenden Muster sind auf drei klassische Anwendungsbereiche, in denen Unternehmen regelmäßig informationspflichtig werden, zugeschnitten – Bewerber, Mitarbeiter und Interessenten/Kunden. Von all diesen Personenkreisen werden üblicherweise personenbezogene Daten verarbeitet. Zum Beispiel: ein Bewerber übersendet etwa ein Lebenslauf und ein Anschreiben, Ihre Personalabteilung verarbeitet die Steuer- und Versicherungsdaten von Mitarbeitern und bei Kunden verfügt das Unternehmen über die Anschriften, um ihnen Lieferungen zuzuschicken. All dies macht die Umsetzung der Informationspflicht diesen Betroffenen gegenüber zur datenschutzrechtlichen Pflicht. Soll von dem Muster inhaltlich abgewichen oder ein Vertragsmuster des Auftragsverarbeiters verwendet werden, bedarf die finale Fassung der Freigabe durch den Datenschutz-Manager. Bei der Einholung der Einwilligung muss sie nicht nur die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch bei einer Einwilligung zur Werbung das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) beachten.
Beispiele: Auch Angaben, die keinen Namen enthalten, sind personenbezogene Daten, wenn mit Hilfe von Zusatzinformation realistischer Weise eine Zuordnung zu einer natürlichen Person möglich ist (z.B. Liste mit Benutzerkennung und System-Anmeldezeiten kann vom Unternehmen problemlos einem Mitarbeiter zugeordnet werden).